5S is een Japanse methodiek om de werkplek te organiseren en standaardiseren. Slordigheid en gebrek aan ordelijkheid op de werkplek kunnen leiden tot irritaties en zelfs arbeidsongevallen.
Arbeidsongevallen kunnen niet alleen persoonlijk leed veroorzaken, maar ook leed en kosten voor de werkgever en de maatschappij. In 2008 vonden in Nederland naar schatting 230.000 arbeidsongevallen plaats met letsel en verzuim tot gevolg. In 4.600 gevallen leidden dit tot ziekenhuisopname. 98 ongevallen hadden een dodelijke afloop. Organisatie en standaardisatie op de werkplek zijn dan ook twee belangrijke (terugkerende) aspecten in de Lean filosofie. Het 5S systeem streeft naar een opgeruimde, goed georganiseerde en overzichtelijke werkplek. Een verhoging van de arbeidsveiligheid (6-S: Safety?) is hier een bijkomend gevolg, evenals verbeteringen op het gebied van kwaliteit en productiviteit.
De 5S methodiek staat voor:
- Sorteren
- Structureren
- Schoonmaken
- Standaardiseren
- Standhouden
Selecteren
Selecteren (scheiden) maakt onderscheid in het noodzakelijke en overbodige. Het onnodige dient geëlimineerd te worden uit het proces/de werkplek. Ondermeer defecten en ongebruikte onderdelen zijn hier een voorbeeld van. Door het wegnemen van onnodigheden wordt de veiligheid op de werkplek vergroot, evenals de vrije werkruimte voor de werknemers.
De ‘Yellow/Red Card Method‘ of ‘Red-tagging‘ zijn veelgebruikte methodieken binnen organisaties om ongebruikte onderdelen te identificeren. De betreffende onderdelen worden direct verwijdert met een rode kaart. Hierop wordt belangrijke informatie vermeld, zoals de reden van eliminatie uit de werkplek. Dergelijke informatie blijft zodoende geregistreerd. Voor onderdelen waar onduidelijkheid over bestaat kan de gele kaart voor worden toegepast, waarna de noodzaak van aanwezigheid en de gebruiksfrequentie van het betreffende onderdeel moet worden onderzocht. Het Lean-team welke de 5-S sessie leidt suggereert en adviseert, waarna de medewerkers zelf beslissen over de voorwerpen.
Structureren
Structureren (schikken) wordt ook wel ‘visueel management’ genoemd. Het doel van deze stap is om een efficiënte en effectieve werkplaats te organiseren. Stellingen, gereedschappen en andere apparatuur dienen een vaste positie te krijgen binnen de werkplek. De werkomgeving is gestructureerd, ergonomisch, overzichtelijk en heel toegankelijk voor iedereen die zijn werk moet doen in de werkruimte. Dit betekent dat elk item een vooraf bepaalde locatie heeft waar dit product altijd te vinden is (tenzij in gebruik).
De voordelen van deze stap: je kan belangrijke items snel vinden. Er is hierdoor minder stress. Je flow verloopt dan namelijk soepel.
Schoonmaken
Schoonmaken is één van de onderdelen welke door veel Lean beoefenaren wordt gebagatelliseerd. Schoonmaken staat niet alleen voor het reinigen van primaire aspecten binnen de werkplek, zoals muren/vloeren/apparatuur e.d., maar ook het elimineren van incidenten, vervuilingsbronnen en verstoringen. De correcte schoonmaakmethodes dienen te worden vastgelegd, verantwoordelijkheden moeten onder alle betrokkenen worden verdeeld en regels en normen moeten worden gedocumenteerd. Daarnaast speelt de (preventieve) smering van apparatuur een belangrijke rol. Hiermee kunnen veel verstoringen en stilstanden worden voorkomen.
Standaardiseren
We hebben de eerste 3 stappen van de 5S besproken. De vierde stap bestaat simpelweg uit het waarborgen dat de eerste 3 stappen daadwerkelijk en naar behoren uitgevoerd worden. Je gaat deze drie stappen dus standaardiseren. Alle werknemers moeten betrokken worden bij het maken van deze standaarden, die de nieuwe norm voor de werkplaats zullen worden. Dit creëert namelijk draagvlak onder de medewerkers, wat de kans op de gewenste effecten en de duurzaamheid hiervan aanzienlijk vergroot. De oude gewoontes zullen verdwijnen en vervangen worden door gezamenlijk gewenste best practices en standaarden. Deze efficiënte gedragspatronen zijn leuk en aardig, maar vaak is er in de transitieperiode wat overzicht en handhaving nodig om ervoor te zorgen dat de best practices en standaarden worden nageleefd. Verschillende methodes hiervoor zijn:
- Visueel Management: een visueel hulpmiddel, waarbij zones van de werkplaats worden afgebakend met behulp van kleuren en lijnen. Ook worden handelingen van verschillende afdelingen/medewerkers inzichtelijk gemaakt. Hierdoor zie je goed de effecten, alsook de samenhang en de oorzaken-gevolgen van het functioneren van jezelf én je collega’s.
- Documentatie: een procedureel hulpmiddel. Hiermee worden de standaarden, afspraken, normen, best practices vastgelegd. Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom? Zijn hierbij belangrijke vragen om mee te beginnen als uitgangspunt.
- Training: een leermiddel. Door werknemers mee te nemen in het proces en uit te leggen wat er precies van ze verwacht wordt en waarom, zorgt ervoor dat ze de gewenste resultaten laten zien.
Gestandaardiseerde procedures beperken het ‘verassingseffect’ van optredende risico’s, doordat werknemers om leren gaan met onvoorziene omstadigheden.
Standhouden
De laatste stap bestaat uit het behouden van alle stappen. De zorg voor behoud en continuïteit is van groot belang om doorgevoerde verbeteringen in stand te houden. Hierdoor voorkom je dat je vervalt in oude patronen. Je kunt een formeel systeem instellen dat training en communicatie in standhoudt. Ook is het wijsheid om controles en audits te laten plaatsvinden om te toetsen of de vastgestelde standaarden in de praktijk worden nageleefd door alle betrokkenen. De auditresultaten kunnen door Visueel Management weergegeven worden. Door het gebruik van illustraties, tabellen en grafieken gaan de effecten van (persoonlijke) verantwoordelijkheden en doelstellingen veel meer ‘leven’ bij de werknemers. Ook kunnen alle betrokkenen worden aangesproken op de manier waarop standaarden en procedures al dan niet worden nageleefd.
Bent u geïnteresseerd in een cursus 5S werkplek? Meld u dan aan via het onderstaande aanmeldformulier. Dan gaan we kijken wat we voor u kunnen betekenen.